COA GENOVA - Conservazione della PEC a norma

Il sempre maggior utilizzo dello strumento informatico nello svolgimento degli adempimenti quotidiani delle incombenze legali ha mutato radicalmente anche le modalità con le quali l’avvocato deve adempiere all’obbligo di conservazione degli atti e dei documenti utilizzati per l’adempimento del mandato professionale.

Come noto le PEC e le relative ricevute sono accompagnate da un certificato di firma del server, che attesta la certificazione del server del gestore emittente.

Il certificato di firma valido assicura le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e di data certa di quella PEC e degli allegati trasmessi.

Il certificato di firma ha però una validità temporale: quando il certificato scade quelle succitate caratteristiche vengono meno.

Il servizio di conservazione a norma permette di conservare le PEC e le relative ricevute, procrastinando la validità del certificato di firma del server oltre la sua naturale scadenza.

In pratica, grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale si prolunga la validità nel tempo della PEC, perpetuando quelle caratteristiche autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e di data certa di quella PEC e degli allegati trasmessi.

Il documento regolarmente conservato a norma di legge assume poi una particolare importanza in termini probatori: l’art. 21 del C.A.D. prevede che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile (e fa piena prova fino a querela di falso) quando vi è apposta una firma digitale o, comunque, è formato e conservato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. AgID), come indicato nell’art-71 del C-.A.D..

Diversamente ai sensi dell’art. 21 del C.A.D. l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio saranno liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.

L’importanza della conservazione della PEC a norma è molto sentita soprattutto per gli atti c.d. stragiudiziali quali ad esempio atti interruttivi della prescrizione e/o messe in mora e/o atti di natura sostanziale e/o impugnazioni varie.

La conservazione a norma della PEC (da tenere ben distinta dalla mera archiviazione dei messaggi) costituisce obbligo legale e deontologico per l’avvocato (ex art. 16, 17 e 33 del Codice Deontologico Forense), la cui violazione può implicare conseguenze sia risarcitorie, sia disciplinari.

Proprio per evitare possibili future contestazioni di responsabilità per omessa e/o errata conservazione delle PEC il COA di Genova ha già organizzato e organizzerà iniziative formative, per sensibilizzare l’Avvocato sulla rilevanza del tema e sulla corretta gestione delle problematiche per prevenire possibili addebiti o contestazioni giudiziarie.

La recente riforma “Cartabia” del Processo Civile ha ulteriormente accresciuto la rilevanza della PEC, sia come sistema ordinario di notificazione degli atti giudiziari, sia quale strumento per l’attivazione della mediazione e della negoziazione assistita.

In questo contesto, il COA ha avvertito l’esigenza non solo di diramare questa nota informativa a tutti gli iscritti, ma anche di attivarsi per reperire le migliori condizioni possibili per contenere gli oneri economici correlati all’utilizzo di strumenti per rispondere allo standard conservativo prescritto dalla normativa.

È in fase conclusiva la negoziazione con il fornitore del servizio PEC agli iscritti di una convenzione per riservare le migliori condizioni possibili.

Non appena la convenzione sarà finalizzata, ne sarà dato pronto avviso.

Tuttavia, fin da ora – e a prescindere dal fornitore prescelto, sia esso quello convenzionato o meno – raccomanda ai propri iscritti di verificare la propria situazione e di attivarsi di conseguenza.

Il Presidente
Avv. Luigi Cocchi

Il Consigliere per l'informatica

Avv. Fabio Bajetto