Notifiche in proprio via pec

Circ. 14/2013

Cari Colleghi,
dal 24 maggio u.s. sono diventate efficaci le nuove norme sulla facoltà, per gli Avvocati, di procedere alle notificazioni in proprio a mezzo PEC.
Tanto, per effetto della pubblicazione (in Gazzetta Ufficiale, serie generale, n. 107 del 09/05/2013) del Decreto Ministeriale n. 48 del 03/04/2013, ossia del “Regolamento recante modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione”.
Tale decreto, infatti, ha consentito l’attuazione della Legge di Stabilità (D.L. 18/10/2012, n. 179, conv. in L. 24/12/2012, n. 228), nella parte in cui la stessa apportava significative modifiche alla L. 21/01/1994, n. 53 (già modificata dalla L. 12/11/2011, n. 183), sulle “Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli Avvocati e procuratori legali” .
 

 
Esistono 5 prerequisiti che l’Avvocato deve soddisfare congiuntamente per poter accedere alle notifiche in proprio a mezzo PEC:

1. essere munito della autorizzazione (alle notificazioni in proprio) del Consiglio dell’Ordine nel cui Albo è iscritto (cfr art. 2 L. 53/1994). Peraltro, alle notifiche in proprio a mezzo PEC non si applica l’obbligo di annotazione nel relativo Registro Cronologico;
2. essere dotato di una casella di PEC regolarmente comunicata al medesimo Consiglio, oltre che risultante dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (REGINDE, previsto dal D.M. 44/2011), perché solo caselle siffatte garantiscono la certificazione dello status di difensore nel PCT;
3. essere dotato di un dispositivo di firma digitale (smart card e lettore), del quale egli dovrà verificare la perdurante validità. Infatti, se la firma digitale è valida al momento dell’invio tramite PEC, questa costituisce, in base alle regole tecniche sul documento informatico (DPCM 30.3.2009), riferimento temporale opponibile a terzi e, quindi, data certa della validità della firma digitale dell’Avvocato anche se, all’atto della verifica da parte del Giudice, il relativo certificato sia nel frattempo scaduto o sia stato revocato;
4. disporre di un indirizzo PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi, come in appresso individuati;
5. essere munito di procura alle liti rilasciatagli dal cliente a norma dell’art. 83 c.p.c. (cfr art. 2 L. 53/1994).

 
Da segnalare che la procura alle liti può, ex art. 83, comma 3, c.p.c.:

• nascere come documento informatico sottoscritto con firma digitale dal cliente;
• (più comunemente) nascere come copia informatica tratta (mediante scansione) dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta di pugno dal cliente e autenticata di pugno dall’Avvocato. L’art. 83 c.p.c. prevede, poi, che la copia scansionata della procura cartacea debba essere ulteriormente autenticata tramite apposizione della firma digitale da parte dell’Avvocato.

Siffatta procura andrà, quindi, allegata – unitamente all’atto cui si riferisce - al messaggio PEC con il quale si effettua la notificazione; in tal modo, essa sarà considerata come apposta in calce all’atto stesso, ex art. 18 D.M. 44/2011.
E’, in ogni caso consigliabile che essa sia specifica, ossia che rechi riferimento al giudizio in relazione al quale è stata rilasciata (parti; oggetto; etc. etc.).

 
Soddisfatti che siano i suesposti prerequisiti, dal 24 maggio 2013 l’Avvocato può eseguire in proprio, anche a mezzo PEC, come già faceva a mezzo posta, “la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale”, “salvo che l’autorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente”.
Pertanto, la regola è quella della notificabilità, in proprio, anche a mezzo PEC, come già a mezzo posta, di tutti gli atti in dette materie; l’eccezione è rappresentata dalla diversa previsione dell’autorità giudiziaria.
Cfr il novellato art. 1 della L. 53/1994.

In via preliminare, l’Avvocato deve predisporre l’atto o gli atti da notificare.
E’ opportuno, all’uopo, inserirli in una cartella <> del sistema operativo del proprio p.c. o server, anche ai fini della conservazione ed eventuale verifica della validità della eseguita notificazione.

 
La legge consente di notificare due tipologie di oggetti informatici:

1. documenti informatici;
2. copie informatiche di atti originariamente formati su un supporto analogico.

1. Nel primo caso, trattasi di documenti creati direttamente dall’Avvocato in forma elettronica (atto di citazione; atto di precetto; etc. etc.), ad esempio attraverso un programma di elaborazione testi, e firmati digitalmente.

Tuttavia – giacchè, a mente dell’art. 12 delle Specifiche Tecniche, il formato .pdf, ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, è l’unico formato valido per gli atti processuali in forma di documento informatico – è consigliabile utilizzare sempre documenti informatici in formato .pdf, che, quindi, potranno essere ottenuti mediante tre passaggi:

• redazione dell’atto in un programma di redazione testi;
• trasformazione del testo in .pdf;
• apposizione della firma digitale.

Pertanto, ciò che va allegato al messaggio di invio della notifica è tale ultimo file, firmato digitalmente (normalmente con estensione del nome file .p7m).

2. Nel secondo caso, trattasi di riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, ottenute tramite la scansione del documento stesso.

Anche qui, il file da notificare può essere in diversi formati (.pdf, .odf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff, .xml), anche compressi (.zip, .rar, .arj), ma appare consigliabile utilizzare il formato .pdf, normalmente gestito dagli scanner più diffusi.
In questa ipotesi, in seno alla relata di notifica dovrà essere inserita l’asseverazione di conformità della copia telematica all’originale cartaceo.

 
Pertanto:

1. laddove oggetto della notifica sia un documento informatico, esso andrà firmato digitalmente;
2. laddove oggetto della notifica sia una riproduzione informatica di un atto originale in forma cartacea, in seno alla relata di notifica dovrà essere inserita l’asseverazione di conformità.

Laddove, poi, all’atto notificato sia congiunta la procura alla lite, ottenuta tramite scansione della procura cartacea, detta procura dovrà essere ulteriormente autenticata tramite apposizione di una seconda firma digitale da parte dell’Avvocato.
Quanto alle modalità della notifica, Vi rimando alla specifica sezione della presente circolare.
 

 
La categoria dei possibili destinatari di una notifica a mezzo PEC è, allo stato, e come si è anticipato, limitata a quei soggetti il cui indirizzo di PEC “risulta da pubblici elenchi” (cfr art. 3 comma 3 bis L. 54/1994), quali:

• le imprese la cui PEC è dichiarata nel registro delle imprese (l’obbligo di munirsi di un indirizzo PEC è scattato per tutte le imprese il 30.6.2012);
• i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con leggi dello Stato.

Con Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico del 19/03/2013 è stato creato l’indice nazionale degli indirizzi di PEC delle imprese e dei professionisti – INI-PEC – dal quale sarà possibile la consultazione come già avviene per il REGINDE.

• Le pubbliche amministrazioni iscritte nell’IPA (Tutte le P.A sono ex lege obbligate a comunicare al DigitPA, Ente Nazionale per la digitalizzazione della Pubblica amministrazione, il loro indirizzo PEC. L’elenco è consultabile su: http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php),
• i colleghi, Avvocati e domiciliatari della controparte, già costituiti, ai quali l’atto deve essere trasmesso alla casella di PEC comunicata all’Ordine di appartenenza ed iscritta nel REGINDE (per la consultazione: http://pst.giustizia.it/PST/®scheda “servizi”® login tramite smart card ® “accedi” a registro generale degli Indirizzi Elettronici).

 
Analogamente alla procura alla lite, anche la relata di notifica è un documento informatico separato, da formare con le stesse modalità sopra esaminate, per il documento informatico e da firmare digitalmente.
Il contenuto obbligatorio della relazione è indicato dall’art. 3 bis, comma 5, della legge, al quale si rimanda.
Qui di seguito, si trascrive un fac simile della relazione stessa:

 
Io sottoscritto Avv. [NOME, COGNOME e CF] iscritto all’albo degli Avvocati presso l’Ordine degli Avvocati di _______, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm. nonché in virtù dell’autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell’art. 7 della stessa legge dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di _______, giusta delibera del [DATA ED ESTREMI DELLA DELIBERA AUTORIZZATIVA DEL CONSIGLIO DELL’ORDINE], quale difensore della [DATI DELLA PARTE DIFESA DALL’AVVOCATO NOTIFICATORE], per la quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che si allega ai sensi dell’art. 83, 3° comma c.p.c.
 

 
l’allegato atto [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO] a [DATI DEL DESTINATARIO (inserire qui l’eventuale domiciliazione presso un legale come, ad esempio, per gli atti di opposizione a decreto ingiuntivo)] all’indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI DESTINAZIONE] estratto [INSERIRE IN VIA ALTERNATIVA]

• dal Registro delle Imprese di [SEDE DEL DESTINATARIO];
• dal Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (consultabile dal sito http://pst.giustizia.it/PST/)
• dall’Indice delle amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA, consultabile dal sito http://www.indicepa.gov.it

 
che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA NOTIFICA – SEZIONE DEL TRIBUNALE – GIUDICE – RG DEL PROCEDIMENTO E ANNO – GIUDICE]
(EVENTUALE)
ATTESTO
ai sensi e per gli effetti del combinato disposto dagli artt. 3-bis comma 2 e 6 comma 1 della L. 53/94 così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. che l’atto notificato è copia fotoriprodotta conforme all’originale da cui è stata estratta.
 

 
Il buon fine della notificazione si ha esclusivamente con il recapito, nella casella PEC del mittente, sia della ricevuta di accettazione, sia della ricevuta di avvenuta consegna, la quale riporta tutte le indicazioni relative al momento in cui la notifica si è perfezionata.

 
Attualmente, non è possibile depositare per via telematica i file relativi alla notificazione eseguita.
Pertanto, al momento, al fine di consentire l’agevole riscontro dell’avvenuto perfezionamento della notificazione anche nell’ambito di processi gestiti in forma cartacea, si potrà procedere (ex art. 9 L. 53/1994) con l’esibizione della prova della notificazione stampata su carta, ossia producendo:

1. il messaggio di PEC;
2. tutti gli atti allegati di essi;
3. la ricevuta di accettazione;
4. la ricevuta di avvenuta consegna.

Su ognuno di tali documenti andrà apposta una attestazione di conformità del seguente indicativo tenore:
<<Ex artt. 9 comma 1-bis e 6 comma 1 della L. 53/1994, così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16 quater del d.l. 179/2012, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 228/2012, e dell’art. 23 comma 1 del D. Lgs. 82/2005 e ss.mm., si attesta la conformità della presente coppia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta. Nome e firma dell’Avvocato>>.
 
All’atto notificato prodotto in giudizio va apposta marca di importo variabile a seconda del numero dei destinatari della notificazione:
€ 2,58, fino a 2 destinatari; € 7,75, da 3 a 6 destinatari; € 12,39, 7 o più destinatari.
 

 
Doverosamente segnalo l’art. 6 della L. 53/1994, a mente del quale l’Avvocato, nel corso del procedimento di notificazione a mezzo pec (relazione; attestazioni) “è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto”, ed è soggetto a responsabilità anche disciplinare, in caso di irregolarità o abusi.
Tanto doverosamente Vi segnalo, per completezza di trattazione dell’argomento.
Con i miei migliori saluti.

Mauro Ferrando
Consigliere Delegato per l'informatica ed il Processo Telematico

Alessandro Vaccaro
Presidente del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova